Dit artikel is éen van de acht verhalen uit het sociaal jaarverslag 2022 van Bizob: Inkoopkracht met maatwerk.
Beleidsadviseur Cultuur bij de gemeente Geldrop-Mierlo Stefanie Kreike-Luijten wist precies wat
ze wilde hebben: een digitale sociale kaart die meer is dan een gouden gids. Ze vroeg Bizob
inkoopadviseur Marc Braks om begeleiding bij de inkoop van de bouw en het onderhoud van onzewegwijzer.nl. Op dit platform vinden inwoners makkelijk en zelfstandig hun weg naar
praktische hulp. Dit is het verhaal van een meervoudig onderhandse aanbesteding met een
zichtbaar groeiend resultaat.
De gemeente Geldrop-Mierlo is sinds kort een nieuw platform rijker. Op onzewegwijzer.nl kunnen inwoners terecht voor informatie over activiteiten, organisaties en verenigingen in de gemeente. De website is het resultaat van een door Bizob begeleidde aanbesteding. Stefanie: “We wilden een digitale sociale kaart die het zelfoplossend vermogen van inwoners stimuleert en hen op een laagdrempelige manier in contact brengt met het rijke aanbod van verenigingen en vrijwilligers dat onze gemeente kent. Daarnaast is de website een tool voor medewerkers van het CMD. Zij hebben er een eigen portaal. Hierop is extra informatie te vinden over partijen waarmee de gemeente een subsidierelatie heeft.”
“De waarde van Bizob zit hem voor mij ook in de verkennende fase vooraf.
Soms kom je dan tot de conclusie dat een aanbesteding niet het gewenste resultaat gaat opleveren.
Ook dat is waardevol om te weten.”
Stefanie Kreike-Luijten
Stefanie Kreike-Luijten, beleidsadviseur Cultuur gemeente Geldrop-Mierlo (links)
Marc Braks, concerninkoper Bizob (rechts)
Goede verkenning vooraf
Om de kans op een succesvolle aanbesteding zo groot mogelijk te maken, werd de markt eerst verkend. Marc: “Een onderhandse aanbestedingsprocedure kent meestal een doorlooptijd van zo’n acht weken van inschrijving tot gunning. Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure gaat de meeste tijd zitten in een goede voorbereiding. Afhankelijk van de opdracht adviseer ik meestal een marktconsultatie vooraf. Dan weet je hoe de markt eruitziet, of de vraag proportioneel is en aansluit bij je strategische doelstellingen én of er een reële kans op inschrijvingen is. Stefanie gaf hier de tijd en ruimte voor, waardoor we een
goede uitvraag konden opstellen.”
Toegankelijk en intuïtief
De beoordeling en gunning vonden plaats op basis van een demonstratie, gebruikerstest, implementatieplan en een aantal wensen. Stefanie: “We wilden de site vooral toetsen op toegankelijkheid en gebruiksgemak. Daarom hebben we deze met verschillende mensen uit de praktijk getest: van leden van de wmo-raad tot de jongerenraad en leden van de Stichting Leergeld. Die uitkomsten waren positief. Marc valt bij: “Voorafgaand aan de gunning heb ik de inschrijver nog een aantal verificatievragen gesteld.
Dit om zeker te weten dat alles tot in detail vastlag. Want volledig vertrouwen op de blauwe ogen van de leverancier, kan achteraf tot onduidelijkheden leiden. Uiteindelijk zijn we tot een mooie overeenkomst gekomen.” Stefanie vult lachend aan: “Die blauwe ogen bleken overigens heel betrouwbaar, want de bouw van de site en het beheer nu verlopen prima. Onzewegwijzer.nl kan op deze manier
rustig verder groeien als platform voor en door inwoners.”
Een pet minder om op te zetten
Marcs nuchtere kijk was soms precies wat het inkoopteam nodig had. Marc: “Ik ondersteun het inkoopproces op rechtmatigheid en doelmatigheid. Uiteindelijk hebben we zo met het projectteam van de gemeente binnen budget een mooie, gebruiksvriendelijke website kunnen realiseren.” Stefanie: “Terwijl wij enthousiast door de site scrolden, vroeg Marc dan heel stoïcijns waar hij een bepaalde afgesproken functie kon vinden. Het was fijn om de zekerheid te hebben van iemand die steeds in de gaten houdt of
alles verloopt volgens plan. Hierdoor kon ik ook vol in mijn eigen rol als projectleider gaan zitten. Je bent op dat moment met zoveel zaken tegelijkertijd bezig. Het gaf rust om een pet minder op te hoeven zetten.”