Uw partner voor inkoop & contractmanagement

Logo
25 november 2020

Samenwerking bij omgevingsdiensten

Sinds 1 januari 2021 werken de Brabantse omgevingsdiensten ODBN, ODZOB en OMWB met dezelfde software-oplossing voor anonimiseren. Hiermee hebben zij de nodige instrumenten in handen om te voldoen aan de openbaarmaking van gegevens. Daarmee zijn zij ook voorbereid op de komst van de Wet open overheid (Woo) die de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob) vervangt.

Het gezamenlijke inkooptraject voor de software-oplossing is het initiatief van één van de omgevingsdiensten, die net ‘’gewobd’’ was in een grootschalig bodemonderzoek. Hiervoor moesten duizenden pagina’s geanonimiseerd worden. De drie Functionarissen Gegevensbescherming van de omgevingsdiensten staken de koppen bij elkaar en vormden samen een inkoopteam. Daarbij kregen ze de ondersteuning van twee inkopers van Bizob, Jochem Berns en Frank van Duren.

Anonimiseren, wat is dat eigenlijk?
Burgers en bedrijven hebben het recht om documenten op te vragen bij hun omgevingsdienst. Daarnaast maken de omgevingsdiensten uiteenlopende stukken openbaar in diverse publicaties. Al deze documenten bevatten privacygevoelige informatie, zoals persoonsgegevens, die afgeschermd moet worden. Je spreekt dan van anonimiseren, aggregeren, censureren, pseudonimiseren of aflakken. Hoewel er vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kleine nuanceverschillen zijn tussen deze termen, gebruikt de markt hiervoor het containerbegrip “anonimiseren”.

Het traject: meervoudig onderhandse aanbesteding
Het inkoopteam begon met een markconsultatie. Hieruit bleek dat functioneel specificeren de beste kans gaf op een goed passende oplossing. Er werd gekozen voor een meervoudige onderhandse aanbesteding en er werden vier partijen uitgenodigd. Drie daarvan dienden uiteindelijk een inschrijving in en demonstreerden hun oplossing. Hiermee konden de inschrijvers 50% van de 100 punten voor kwaliteit halen. Overige criteria waren de verwerkingssnelheid en capaciteit van de tool (30 punten) en een implementatieplan (20 punten).

TM7 uit Apeldoorn in combinatie met BM Consultants uit Soesterberg won de opdracht. De overeenkomst heeft een looptijd van 2 jaar, met de mogelijkheid om met 1 jaar te verlengen. Omdat de ontwikkelingen op het gebied van anonimiseringssoftware razendsnel gaan is er bewust gekozen voor deze korte looptijd.

‘Lessons learned’
Het gehele traject heeft het inkoopteam veel inzicht gegeven in tot dan toe onbekende materie.Het inkoopteam maakte kennis met geavanceerde technieken om privacygevoelige informatie in teksten te herkennen. De tools boden duidelijk verschillende opties voor laatste controles. Bijzonder interessant was het zelflerend vermogen van de tools. Door deze ingebouwde “intelligentie” leidt de verwerking van soortgelijke documenten tot een steeds beter resultaat. Het werd het inkoopteam ook snel duidelijk wat het belang is van een goede OCR-laag. Optical Character Recognition is de techniek die ervoor zorgt dat getypte en geschreven teksten door de software als woorden worden herkend. Tools die de OCR-laag vervingen, waren beter in staat de te anonimiseren woorden uit de documenten te halen.

Een belangrijke les voor de toekomst is tenslotte de prijsuitvraag. Het inkoopteam heeft in de aanbesteding prijzen opgevraagd en gewogen op basis van verschillende indicaties van het jaarlijks te anonimiseren aantal pagina’s . Dat was nodig omdat de aanbieders verschillende prijsmodellen hanteren, variërend van licentiemodellen met vaste kosten tot pay-per-use constructies met staffelkortingen. De methode om de inschrijfprijs te bepalen werkte goed, maar vergde in de praktijk wel wat omrekenwerk. Er is nu gekozen voor een constructie waarbij de drie omgevingsdiensten jaarlijks een deel van de kosten vooruit betalen en de werkelijke kosten per halfjaar verrekend worden.

Meer weten over dit traject?

Neem dan contact op met Jochem Berns of Frank van Duren