Dit artikel is éen van de acht verhalen uit het sociaal jaarverslag 2022 van Bizob: Inkoopkracht met maatwerk.
Iedere dag maken er binnen de gemeenten Maashorst, Boekel, Bernheze en Meierijstad meer dan 850 leerlingen gebruik van het leerlingenvervoer. Vanwege de complexiteit van de afspraken en de controle hierop besloten de gemeenten het contractmanagement, met daarin de factuurcontrole, bij Bizob neer te leggen. Beleidsmedewerker sociaal domein bij gemeente Meierijstad Marieke van Creij en Bizob contractmanager Marjolein Kox geven samen hun kijk op goed contractmanagement.
Toen in augustus 2022 de nieuwe contracten met twee vervoerders voor het leerlingenvervoer ingingen, schakelden de vier gemeenten Bizob in voor de uitvoering van het contractmanagement. Marieke: Hiervoor deden we het contractmanagement zelf, maar we wilden meer in the lead komen binnen de samenwerking met de vervoerder. En strakker kunnen sturen op kwaliteit en kosten.”
“Het contractmanagement van Bizob helpt ons het leerlingenvervoer
op de beste manier te organiseren. Achter de kpi’s draait het tenslotte om kinderen.
Zij moeten op een fijne manier naar school kunnen gaan.”
Marieke van Creij
Marieke van Creij, beleidsmedewerker sociaal domein gemeente Meierijstad (links)
Marjolein Kox, contractmanager Bizob (rechts)
Meten is weten
De keuze om te starten met contractmanagement was een bewuste. Marieke: “Het vorige contract bevatte allerlei kwaliteitsafspraken. Door een gebrek aan tijd was het voor ons echter lastig om deze te toetsen. Terwijl je als gemeente wel wil weten of de vervoerder ook levert wat hij in de aanbesteding heeft beloofd.” Marjolein: “Om dat na te gaan, analyseer ik nu ieder kwartaal de door de leveranciers aangeleverde data op prestatie-indicatoren zoals: op tijd rijden, het aantal klachten en of er voldoende wordt gereden met schone voertuigen. Ook voert Bizob de factuurcontrole uit.”
Verder kijken dan de factuur
De factuurcontrole vormt een belangrijk onderdeel van het contractmanagement. Marieke: Leerlingenvervoer is een groot contract, dat complex in elkaar steekt. Omdat het in totaal om zoveel routes, postcodes en leerlingen gaat, vraagt het controleren van de gefactureerde bedragen om extra
expertise. Met ingang van de nieuwe contractperiode wilden we andere data ophalen. Daarom besloten we de factuurcontrole in overleg met Bizob opnieuw in te richten. Nu geeft deze ons meer inzicht in de betaalde bedragen en halen we andere gegevens op. Bijvoorbeeld over de reistijden. Dat is interessante informatie, want als een kind ’s ochtends langer dan afgesproken in de taxi zit en vervolgens overprikkeld
aan de dag moet beginnen, wil je in het gesprek met de vervoerder kunnen aansturen op efficiëntere routes.” Marjolein vult aan: “Doordat de bevindingen zijn gebaseerd op harde data, ontstaat er een echt inhoudelijk gesprek. Alleen al het voeren van dit gesprek is van meerwaarde voor de kwaliteit en voor de kostenbeheersing.”
Contractmanagement is teamwork
Marjolein: “Het mooie aan deze samenwerking, is dat we het contractmanagement samen dragen. Data vertellen immers niet het hele verhaal. Om een compleet beeld te krijgen, heb je daarnaast de signalen vanuit de gemeenten nodig.” Marieke is het daar helemaal mee eens: “Andersom vind ik het ook fijn om op deze manier betrokken te zijn. Ik wil weten wat er speelt. Omdat contractmanagement nieuw was voor ons, was de rolverdeling even aftasten. Nu ben ik helemaal tevreden over de samenwerking. Dankzij contractmanagement zitten wij als gemeenten weer aan het stuur binnen dit contract. En dat voelt goed. Voor ons en voor de kinderen die moeten kunnen rekenen op goed vervoer.”