WAAROM contractbeheer, -management en leveranciersmanagement?
Contractbeheer, contractmanagement en leveranciersmanagement bieden meerwaarde op veel verschillende gebieden. Hieronder is een opgave gegeven van de output die de verschillende activiteiten kunnen bieden wanneer zij op een gestructureerde en professionele wijze worden uitgevoerd.
Contractbeheer
De contractbeheer activiteiten bieden de organisatie(onderdelen) het noodzakelijke inzicht in de lopende contracten, hun expiratiedatums en de contractinhoud. Contractbeheer leidt tot:
- Betrouwbare, actuele en volledige contractinformatie;
- Mogelijkheid tot efficiënte ontsluiting van contractinformatie binnen de organisatie;
- Risicobeheersing op het gebied van indexering, expiratiedata, rechtmatigheid en duurzaamheid.
Contractmanagement
Door het toepassen van contractmanagement zorgt de organisatie ervoor dat de afgesloten overeenkomst niet in het archief verdwijnt. Binnen contractmanagement activiteiten wordt de overeenkomst gehanteerd als werkdocument in de uitvoeringsfase. Contractmanagement leidt ertoe dat binnen de overeengekomen voorwaarden, het contract maximaal kan worden benut, enkele voorbeelden zijn:
- Meetbaar maken (KPI’s), gestructureerd vastleggen en rapporteren van leveranciersprestaties;
- Risicobeheersing op het gebied van niet nakomen overeengekomen prestatie;
- Gerichte aansturing op prestatieverbetering;
- Betrouwbare input voor verbetering van toekomstige contracten en commodity strategieën.
Leveranciersmanagement
Het managen van leveranciers is erop gericht dat enerzijds de relatie wordt ingericht op basis van de contractdoelstelling en anderzijds de organisatie vroegtijdig op de hoogte is van ontwikkelingen in de markt en bij de leverancier zodat zij hier proactief op kan reageren. Een opsomming van de gewenste output van leveranciersmanagement activiteiten is:
- Goede toegang tot marktinformatie;
- Vroegtijdig signaleren van kansen (marktontwikkelingen, mogelijke leveranciersreductie) ;
- Vroegtijdig signaleren van bedreigingen (slechtere financiële positie leverancier, afname marktaandeel) ;
- Betrouwbare input genereren voor verbetering van toekomstige inkoopstrategieën;
- Afstemming tussen organisatie en leverancier met betrekking tot de werkwijze (uitvoeringsfase);
- Interne afstemming van leverancierscontact (diverse niveaus en contracten).