Wat begon als een ‘rondje langs de velden’ om het animo te peilen voor een gezamenlijke aanbesteding van software voor Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH), groeide uit tot een nieuwe manier van informatie delen tussen 23 organisaties in Zuidoost-Brabant. ODZOB projectleider Huub Verhagen en Bizob concerninkoper Jochem Berns vertellen over samenwerken in de geest van de Omgevingswet.
De Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB) was toe aan een aanbesteding voor haar VTH software. Er werd besloten te peilen of meer organisaties in de regio mee wilden doen. Huub: “Wij wilden onze software het liefst samen met anderen inrichten op de Omgevingswet die per 1 januari 2021 in zou gaan. Vanuit financieel oogpunt en vanwege de filosofie achter deze wet: samenwerken.” Jochem: “Door in de aanbesteding verschillende afnamevarianten op te nemen, kregen we meer dan 20 gemeenten en een veiligheidsregio aan boord.”
Best practices en persona’s
In de aanbesteding van het nieuwe systeem voor deze gevarieerde groep deelnemers, liet het inkoopteam zich voor de procedurele vormgeving inspireren door andere best practices. Jochem: “Daarnaast bekeken inhoudelijke werkgroepen aan de hand van persona’s wat gebruikers in verschillende functies met de software moesten kunnen.” Huub: “We wilden een systeem voor en door gebruikers. Dus hebben we naast de softwarearchitecten van de gemeenten ook de vergunningverleners en de mensen in het veld erbij betrokken. Dankzij deze co-creatie klappen zij hun laptop in het veld straks net zo makkelijk open als op kantoor.”
“In de aanbesteding is bewust ruimte voor creativiteit gelaten. Dit leverde een leverancier op die met ons wilde pionieren. Terugkijkend zijn we heel trots op het resultaat. Wat mij betreft vormt dit project een vliegwiel voor andere samenwerkingen.”
Huub Verhagen, projectleider van de gemeente Veldhoven, gedetacheerd bij ODZOB (links op de foto)
Dubbele pech
De aanbesteding verliep voortvarend, tot corona roet in het eten gooide. Hierdoor vond de gunning op afstand plaats. Daar bovenop volgde het nieuws dat de Omgevingswet met één jaar werd uitgesteld. Jochem: “Dit scenario hadden we in de inkoopstrategie vooraf ondervangen, door aanbestedende partijen de mogelijkheid te geven om zich bij uitstel terug te trekken. Tekenend is dat slechts één gemeente hier gebruik van heeft gemaakt.”
Pionieren
Op dit moment implementeert winnaar Genetics de nieuwe software. Daarmee zijn de ODZOB en haar samenwerkingspartners vanaf 1 mei als eersten in Nederland Omgevingswet-proof. Huub: ”Door het uitstel nemen we het nieuwe systeem niet meteen in gebruik. Toch is het, zelfs als de Omgevingswet vervalt, voor ons niet de vraag óf maar wannéér we op deze wijze gaan samenwerken. Omdat we durfden te pionieren, delen we straks veilig en eenvoudig veel meer informatie met elkaar. En zien we, als er bijvoorbeeld ergens brand is, met één druk op de knop of er gevaarlijke installaties staan die eerst moeten worden geblust. Dat is zo waardevol, en staat los van een wet.”