De commodity Bedrijfsvoering en ICT houdt zich bezig met alle trajecten en vraagstukken die te maken hebben met de bedrijfsvoering van de aangesloten organisaties. Voorbeelden hiervan zijn kantoorartikelen, ICT gerelateerde zaken, voertuigen en schoonmaakwerkzaamheden. Deze verschillende deelgebieden heten subcommodities.
Iedere inkoper heeft 1 of meerdere subcommodities onder zijn of haar hoede. Binnen deze sub-commodities worden alle ontwikkelingen, in de brede zin van het woord, in kaart gebracht en gehouden. Hierbij valt te denken aan ontwikkelingen bij de aanbieders (nieuwe aanbieders, fusies, faillissementen), ontwikkelingen in het aanbod (nieuwe c.q. alternatieve producten of diensten) en ontwikkelingen in de tarieven (prijsontwikkelingen, fluctuaties in beschikbare capaciteit). Kortom, alle aspecten die in kaart moeten worden gebracht om een weloverwogen inkoopkeuze te kunnen maken, worden hierbij nauwlettend gevolgd en vastgelegd. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van ervaringen uit (recente) aanbestedingen binnen de Bizob regio, gesprekken met leveranciers en deelname aan bijeenkomsten en leernetwerken. Aan de hand van deze informatie kunnen alle collega’s die een bepaald traject begeleiden altijd over de meest actuele informatie beschikken om zodoende altijd het beste advies aan de aanbestedende dienst uit te kunnen brengen.
In de onderstaande bijlage zijn de subcommodities benoemd die we binnen Bedrijfsvoering en ICT hanteren en welke inkopers hierbij betrokken zijn.
Majeure trajecten
Natuurlijk hebben niet alle trajecten dezelfde omvang. De grotere en complexere trajecten worden bij Bizob aangeduid als ‘majeur traject’. Dit is voor ons het signaal dat dit traject mogelijk extra aandacht behoeft in uren en/of in aantal betrokken Bizob-medewerkers. Een aantal voorbeelden van dit soort majeure trajecten binnen de commodity Bedrijfsvoering en ICT is:
- burgerzakenmodule, GRSA2;
- keuren en onderhoud repressief materieel en materiaal, VRBZO;
- telefooncentrale, gemeente Sint Anthonis;
- geo applicaties, Samenwerking Kempengemeenten;
- outsourcing ICT beheer, ODBN;
- VTH software, ODZOB.
Collectieve inkooptrajecten VNG Realisatie
VNG Realisatie is in 2015 gestart met collectieve inkooptrajecten. In eerste instantie zijn mobiele telecommunicatiediensten gezamenlijk ingekocht en daarna ook vaste telecommunicatiediensten. In de jaren daarna zijn nog enkele gezamenlijke aanbestedingen door VNG Realisatie opgestart en afgerond. Voor 2019 staat het volgende op de planning:
- aanbesteding multifunctionele printers (GT MFP);
- aanbesteding voor standaard software software (zoals softwarelicenties voor kantoorautomatisering) (GT Software reseller);
- onderzoek of het zinvol is om end user devices (zoals tablets) collectief in te kopen (GT EUD).
Bizob heeft contacten met VNG Realisatie over deze collectieve inkooptrajecten.
Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
De GIBIT is tot stand gekomen door een samenwerking tussen de VNG Realisatie, juristen en inkopers vanuit diverse gemeenten. VNG Realisatie beheert de GIBIT en de bijbehorende Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen. Een werkgroep met betrokkenen vanuit de gemeenten en Bizob werkt samen met de VNG Realisatie aan het beheer.
Leernetwerken
In 2018 hebben PIANOo en Rijkswaterstaat diverse leernetwerken georganiseerd op het gebied van klimaatneutraal en circulair inkopen. In 2019 wordt hier een vervolg aan gegeven. In de bijeenkomsten binnen een leernetwerk staat het leren van elkaar, experts en ervaringsdeskundigen centraal en worden praktische tools en ondersteuning geboden. De leernetwerken zijn speciaal opgesteld voor alle betrokkenen uit het inkoopproces, zoals opdrachtgevers, projectleiders, inkopers, beleidsmedewerkers en duurzaamheidscoördinatoren.
Dit jaar nemen inkopers vanuit de commodity Bedrijfsvoering en ICT deel aan de volgende leernetwerken:
- adviesdiensten
- catering
- energie
- kantoorinrichting
- zero emissie voertuigenpark.