De grondwerkzaamheden zijn inmiddels gestart: daar waar eerst De Klepel stond, krijgt Asten een nieuw gemeenschapshuis. Projectleider Dietmar Schrijnemakers van MACOO was namens de gemeente vanaf dag één betrokken bij het project. Bizob concerninkoper Dennis Tielemans haakte aan bij de aanbesteding voor de bouw- en installatiewerkzaamheden.
Al sinds de actieagenda Beter Aanbesteden uit 2018 maken overheden en ondernemers zich sterk voor de verbetering van het aanbestedingsproces. De aanbesteding van de bouw van het gemeenschapshuis in Asten is een voorbeeld van een traject waarin alles uit de kast is gehaald om met gemeente en aannemers tot de beste opdracht en uitvoering te komen.
Luisteren naar de markt
Nadat de locatie en het ontwerp van het nieuwe gemeenschapshuis waren bepaald, werd Bizob al in een vroeg stadium betrokken bij de vervolgplannen. Dietmar: “Wij zagen dat dit een Europese aanbesteding ging worden en wilden met lokale aannemers tot een goede opdracht komen, waarop ook zij in konden schrijven.” Dennis: “Dus organiseerden we een marktconsultatie. Hier haalden we veel input op. Zo spraken aannemers hun voorkeur uit voor een splitsing van de aanbesteding naar een bouwkundig deel en een installatiedeel. Verder werkten zij liever met een bestek en tekeningen, dus met een vastomlijnde opdracht. Op basis van deze wensen hebben we de opdracht vervolgens ingestoken. Persoonlijke contact stond tijdens de hele procedure centraal. Naast een gezamenlijke digitale kickoff en de gebruikelijke schriftelijke nota’s van inlichtingen hielden we dialoogsessies en pakten we de telefoon. Via deze korte lijnen gaven we geïnteresseerde ondernemers duidelijkheid over de aanmeld- en inschrijfvereisten en zagen zij hun vragen snel beantwoord.
Scoren op samenwerken
Inschrijvers werden beoordeeld op de kwaliteit van hun plan van aanpak. Het zwaartepunt lag hierbij op de procesbegeleiding aangaande de eindinrichting van het gebouw. Dietmar: “De gemeente heeft een basisgebouw aanbesteed, maar de inrichting ervan niet. De gebruikers gaan deze vanuit de werkgroep Inrichting zelf verzorgen. Het was dus belangrijk dat de uitvoerders zich realiseerden dat zij nog met hen om tafel moesten. Beide partijen aan wie de aanbesteding uiteindelijk is gegund, scoorden hier goed op.”
“Op advies van Bizob kozen wij voor het afgeven van een on demand bankgarantie. Hiermee is de gemeente beter beschermd als het gaat om een goede oplevering van het gemeenschapshuis.”
Dietmar Schrijnemakers, Projectleider bij MACOO namens de gemeente Asten (links op de foto)
Beter aanbesteden
Ook na de gunning bleef open communicatie de rode draad. Dietmar: “Twee percelen aanbesteden betekent dat je te maken hebt met twee uitvoerende partijen. Dan kun je niet verwachten dat zij meteen aan de slag kunnen. Daarom besloten we in de contractfase een extra periode van zes weken in te bouwen. Hierin konden beide partijen de stukken naast elkaar leggen om tot een optimale samenwerking te komen.” Dennis: “In zo’n proces moet je niet te halsstarrig zijn, al heb je gedurende de aanbestedingsprocedure natuurlijk de regels te volgen. Je moet weten op welke momenten je flexibel kunt zijn.”
Geworteld in de gemeenschap
Het nieuwe gemeenschapshuis wordt begin volgend jaar opgeleverd. Het gaat onderdak bieden aan 8 maatschappelijke instanties en 53 verenigingen die, dankzij de open inrichting, allemaal met elkaar vervlochten zijn. Dietmar: “Het wordt een plek van, voor en door Astenaren. Dagelijks zullen er zo’n 200 tot 300 bezoekers rondlopen. Een exploitatiestichting gaat het gebouw beheren en hierin samen optrekken met de verenigingen, zodat het gemeenschapshuis haar wortels in de gemeenschap krijgt. Zo gaat het nieuwe gebouw -en vooral de inhoud ervan- echt een verschil maken voor Asten.