Vijf jaar geleden volgde Dennis van de Ven, adviseur (V)IC bij gemeente Deurne, de oprichting van de eerste Managed Service Provider -ofwel MSP- op de voet. Dit keer blikt hij als lid van het inkoopteam met Bizob contractmanager Roland van der Burgt terug op een tweede succesvolle aanbesteding van de inhuurdesk, die inmiddels 28 gemeenten en organisaties in Zuidoost-Brabant voorziet van de tijdelijke professionals.
Vanuit de behoefte aan meer zicht op de inhuur van externe professionals, besloten 24 gemeenten en organisaties in 2017 de werving en selectie, rechtmatige inhuur en facturatie hiervan, onder te brengen bij één partij: de MSP. Bizob begeleidde de inkoop van de MSP en verzorgde vervolgens het contractmanagement. In 2021 liep het eerste contract af.
Controle en ontzorgen
De MSP heeft zichzelf bewezen. Dit bleek ook uit het feit dat het aantal deelnemers aan de tweede aanbesteding in 2021 groeide naar 28 organisaties. Dennis: “Met de inhuurdesk hebben we controle gekregen over onze kosten voor flexibel personeel, is de inzet van zzp’ers gereguleerd en de inhuur van tijdelijke krachten rechtmatig geregeld. Ook ontzorgt de MSP onze HR-specialisten, door hen mee te nemen in relevante wettelijke ontwikkelingen. Verder is de kandidatenvijver groot, maar wat betreft sommige functies toch behoorlijk leeg. Dat is als gemeente lastig vissen. De MSP met toegang tot het kandidatennetwerk van 180 toeleveranciers, werkt veel gerichter.” Roland: “Andersom vinden toeleveranciers nu via één kanaal alle vacatures voor Zuidoost-Brabant. Dit werkt voor hen efficiënter, dan wanneer zij partijen los moeten benaderen. Hetzelfde geldt voor kandidaten, de MSP biedt hen een ruim werkaanbod in een besloten zoekgebied.
“Wij zijn blij dat we de komende zes jaar voor onze inhuurvraagstukken weer kunnen rekenen op de MSP én dat Bizob de gemaakte afspraken monitort en hierop bijstuurt.
Dennis van de Ven, adviseur (V)IC Gemeente Deurne (links op de foto)
Het goede meenemen, de rest aanscherpen
Actief contractmanagement en een uitgebreide marktconsultatie door Bizob, vormden de input voor de tweede aanbesteding. Roland: “We wilden het goede van de afgelopen jaren meenemen en de nieuwe aanbesteding op basis van de lessons learned aanscherpen. Zo moest de MSP een onafhankelijkere positie krijgen. Dit hebben we opgelost door het aantal kandidaten via zusterbedrijven van de MSP te maximeren. Uit navraag onder deelnemers bleek een behoefte aan meer transparantie in de kosten voor de inzet van de MSP. Om duidelijkheid te scheppen, heeft een onafhankelijk bureau een tabel met richtlijntarieven opgesteld. Hiervan kan alleen in overleg worden afgeweken.”
Gunning en daarna
De aanbesteding kon rekenen op veel interesse, in totaal schreven vijf partijen zich in. De gunning vond uiteindelijk plaats aan YIS, de inhouse service van Yacht. Dennis: “Een grote aanbesteding doen wij altijd met Bizob. Zij hebben de kennis om deze rechtmatig te laten verlopen en de beste inkoop voor het collectief te realiseren. Ook het contractmanagement dat Bizob biedt, is waardevol. Verder schakel ik bij vragen rond de inhuur van krachten regelmatig met Roland. Hij kijkt mee welke constructie het beste past en adviseert HR-collega’s desgewenst over de balans tussen inhuurkrachten en vaste medewerkers. Het is prettig om als gemeente op al die gebieden terug te kunnen vallen op Bizob als kenniscentrum.”