De commodity Openbare Ruimte houdt zich bezig met alle trajecten en vraagstukken die direct of indirect met de openbare ruimte te maken hebben. Veel voor de hand liggende voorbeelden hiervan zijn trajecten of vraagstukken die te maken hebben met GWW (grond-, weg- en waterbouw) of met de utiliteitsbouw. Maar ook vakgebieden als groenvoorziening, afval of gerelateerde dienstverlening vallen onder deze commodity. Deze verschillende deelgebieden heten sub-commodities. Iedere inkoper is medeverantwoordelijk voor één of twee sub-commodities. Binnen deze sub-commodities worden alle ontwikkelingen, in de brede zin van het woord, in kaart gebracht en gehouden. Hierbij valt te denken aan ontwikkelingen bij de aanbieders (nieuwe aanbieders, fusies, faillissementen), ontwikkelingen in het aanbod (nieuwe c.q. alternatieve producten of diensten) en ontwikkelingen in de tarieven (prijsontwikkelingen, fluctuaties in beschikbare capaciteit). Kortom, alle aspecten die in kaart moeten worden gebracht om een weloverwogen inkoopkeuze te kunnen maken, worden hierbij nauwlettend gevolgd en vastgelegd. Hierdoor kunnen alle collega’s die een bepaald traject begeleiden altijd over de meest actuele informatie beschikken om zodoende altijd het beste advies aan de aanbestedende dienst uit te kunnen brengen.
Sub-commodities
In de volgende opsomming zijn de sub-commodities benoemd die we binnen de openbare ruimte hanteren, welke inkopers hierbij betrokken zijn en enkele voorbeelden van trajecten die hieronder uitgevoerd kunnen worden.
- Afval
- huis-aan-huis inzameling van afvalstromen
- sortering en/of verwerking afvalstromen
- beheer en/of bemensing milieustraat
- levering en beheer ondergrondse afvalcontainers
- afval-adviesdiensten
- Civiel (GWW)
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud weg met straatstenen en/of asfalt
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud kunstwerken (bruggen en viaducten)
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud rioleringsstelsel (ondergrondse infra)
- ontwerp-, advies- en/of ingenieursdiensten op het gebied van civiele en/of verkeerstechniek
- Cultuur (groenvoorziening)
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud gazons
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud sportvelden
- ontwerp, aanleg of onderhoud bomen en/of heesters
- ontwerp- en adviesdiensten op het gebied van groenvoorziening
- Utiliteitsbouw
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud gebouw
- ontwerp, aanleg, reconstructie of onderhoud gebouw-gebonden installaties
- ontwerp en/of levering van vaste inventaris
- gebouwexploitatie
- ontwerp-, advies- en/of ingenieursdiensten op het gebied van utiliteitsbouw
- ontwerp-, advies- en/of ingenieursdiensten op het gebied van gebouw-gebonden installaties
- Openbare Ruimte (Overig)
- zonnepanelen
- speeltoestellen
- archeologisch onderzoek c.q. archeologische advisering
- landmeetkundige diensten
- stedenbouwkundig advies
- gladheidsbestrijding
- abri’s en/of reclameborden, veelal onder een concessieovereenkomst
Actuele informatie
Majeure trajecten
Natuurlijk hebben niet alle trajecten dezelfde omvang. De grotere trajecten worden bij Bizob aangeduid als ‘majeur traject’. Dit is voor ons het signaal dat dit traject mogelijk extra aandacht behoeft in uren en/of in aantal betrokken Bizob-medewerkers. Een aantal voorbeelden van dit soort majeure trajecten is:
- ontwikkeling en realisatie MFA Hapert, gemeente Bladel
- ontsluiting Kempenbaan, gemeente Veldhoven
- afvalinzameling, gemeente Best
- reconstructie plein, gemeente Haaren
- ontwikkeling en realisatie milieustraat, gemeenten Asten en Someren
- serviceprovider PV-installaties (zonnepanelen), gemeenten Asten, Best, Cranendonck, Deurne, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Gemert-Bakel, Laarbeek, Someren, Son en Breugel, Valkenswaard en Waalre
- Deurne doet ‘t, gemeente Deurne
Keuze juiste contractvorm
Soms komt de vraag bij ons: “We willen graag traject ABC uit laten voeren met een UAV-gc contract.” En als we hierover door gaan praten, blijkt de aanbestedende dienst ook niet precies uit te kunnen leggen waarom ze deze contractvorm wil. Een enkele keer wordt er iets gezegd over risico’s, maar meer dan eens volgt er helemaal geen antwoord.
Of er doet zich een situatie voor waarin de aanbestedende dienst al een compleet bestek met tekeningenpakket heeft op laten stellen, en dan wordt aanvullend opgemerkt dat het voor de aanbestedende dienst van belang is dat de aannemer verschillende risico’s overneemt.
U voelt ‘m al aankomen: bovenstaande voorbeelden wringen.
Een bepaalde contractvorm is namelijk geen doel, maar een middel om andere doelen te bereiken. In een contract worden de rollen en verantwoordelijkheden over en weer met elkaar afgesproken. De keuze van de juiste contractvorm hangt dus af van hoe de aanbestedende dienst de risico’s binnen een traject wil verdelen. Sommige risico’s kunnen naar de opdrachtnemer worden doorgelegd. Dit is voornamelijk aan de orde wanneer de opdrachtnemer zelf ook invloed op deze risico’s kan uitoefenen. Wanneer een opdrachtnemer geen invloed op een risico kan uitoefenen, is het ook niet reëel om dit risico aan hem door te leggen. Een eenvoudig voorbeeld hiervan is een opleverdatum wanneer de weersgesteldheid van invloed is op de voortgang van het werk en het werk dan ook nog in de wintermaanden uitgevoerd moet worden. De aannemer heeft geen invloed op het weer en daarom kan hij het risico dat aan het weer gekoppeld is ook niet calculeren.
De aanbestedende dienst is in beginsel verantwoordelijk voor alles wat ze opschrijft. Mocht deze informatie namelijk niet juist zijn, dan kan de opdrachtnemer daar niets aan doen; dat is dan de verantwoordelijkheid voor de aanbestedende dienst. In de aanbesteding moet de aanbestedende dienst dan vervolgens duidelijk maken welke de vrijheid voor de opdrachtnemer heeft. Het is hierbij van belang dat de aanbestedende dienst aangeeft hoe de opdrachtnemer deze vrijheid mag benutten en tot waar de opdrachtnemer deze vrijheid mag benutten.
Door de uitgangspunten van de aanbesteding, de te behalen doelen en de bij het traject horende risico’s in kaart te brengen, kan Bizob advies uitbrengen ten aanzien van de beste contractvorm. Hoe eerder dit gesprek plaatsvindt, hoe beter het advies aansluit bij de wensen en verwachtingen van de aanbestedende dienst. Want op het moment dat er al een bestek met tekeningen klaarligt, is de verdeling van de verantwoordelijkheden feitelijk al vastgelegd.
Andere aanpak, omdat het kan
In 2015 is de Aanbestedingswet 2012 geëvalueerd. Hier hebben veel belanghebbende organisaties hun bijdrage in geleverd. Naar aanleiding van de hieruit volgende verbeterpunten is het initiatief Beter Aanbesteden (verder: ‘BA’) gestart. Het doel van BA wordt in de Actieagenda ‘Beter Aanbesteden’ (uitgave van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat) als volgt uitgelegd:
“BA mikt op het verbeteren van aanbesteden in de praktijk door een betere samenwerking tussen aanbestedende diensten en bedrijven te stimuleren. Naleving van de bestaande wet- en regelgeving, inclusief de Gids Proportionaliteit, is daarbij het uitgangspunt. Er kan veel worden gewonnen als ondernemers en aanbestedende diensten samenwerken vanuit wederzijds begrip, vertrouwen en onderling respect, vóór, tijdens en na een aanbestedingsprocedure.”
In de Actieagenda zijn er 23 concrete acties benoemd die het genoemde doel moeten dienen. Actie 5 is als volgt omschreven:
“Het starten van een pilottraject voor het inzetten van een materiedeskundige marktpartij bij het opstellen van de specificatie.”
In deze memo zetten we stap voor stap uiteen wat er moet gebeuren om een succesvolle pilot ten aanzien van Actie 5 te kunnen draaien.
We willen de pilot op een dusdanig manier uitvoeren dat deze niet alleen representatief is maar ook reproduceerbaar. Hier bedoelen we mee dat wanneer de pilot volledig foutloos verloopt, we het gehele doorgelopen proces 1-op-1 in de praktijk kunnen kopiëren.
Actie 5 kent drie stakeholders:
- Bizob als inkooporgaan namens de opdrachtgevers
- Bouwend Nederland als spreekbuis namens alle (potentiële) opdrachtnemers
- gemeente(n) als opdrachtgever waar de pilottrajecten draaien
Om het gehele proces in goede banen te leiden, is er een solide proces- als ook trajectorganisatie nodig waarin er draagvlak is bij alle drie de stakeholders. In onderstaande matrix is de organisatie uitgesplitst naar drie verschillende teamstructuren:
- procesmatig team | Hierbij gaat het om het strategische deel van de pilot, namelijk over de pilot zelf. In deze fase staat het slagen van de pilot centraal.
- trajectmatig team in de initiële fase | In deze fase wordt er een aannemer aan een specifiek traject gekoppeld.
- trajectmatig team in de operationele fase | De operationele fase omvat de uitvoering van het traject. Dit is de fase waar de voorbereiding en uitvoering van een fysiek werk in plaatsvindt.
In de operationele fase vindt de werkelijke uitvoering plaats. De meeste informatie-uitwisseling vindt hierbij tussen de gemeente en de adviseur-aannemer plaats omdat het hier vooral over het vakinhoudelijke deel gaat. Bizob en Bouwend Nederland blijven wel van dichtbij aangesloten op het traject om zo voldoende gegevens te vergaren ten aanzien van traject-specifieke kenmerken zoals:
- verwachtingen versus realiteit
- technische knelpunten
- risico-verdeling
- frictie tussen teamleden
- doorlooptijd
- kosten
Leernetwerken
Vanuit de overheid wordt het verder maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) van de overheidsorganisaties en hun inkopen volop gestimuleerd. Via het expertisecentrum aanbesteden (PIANOo) is er een aantal zogenaamde leernetwerken in het leven geroepen waar onderwerp het MVO meer diepgang wordt gegeven.
In de meeste leernetwerken is ook een vertegenwoordiging vanuit Bizob aanwezig. Op deze manier kunnen wij de door ons opgedane ervaring delen met andere overheidsinkopers en krijgen wij omgekeerd input van onze collega’s van andere overheidsdiensten.
De leernetwerken hebben de volgende thema’s, waarbij tevens is aangegeven wie er eventueel vanuit Bizob bij is aangesloten:
- bouw, Frank Weerheijm
- GWW, Frank Weerheijm