Contractmanagement krijgt een steeds grotere rol binnen het inkoopproces
Binnen het sociaal domein zien we dat contractmanagement een steeds belangrijkere rol speelt in het gehele inkoopproces. Waar contractmanagement in de inkoopcyclus bij de fases ‘bewaken’ en ‘nazorg’ (zie figuur 1) logischerwijs een belangrijke rol vervult, wordt de contractmanager ook steeds meer betrokken als ervaringsdeskundige bij de specificatiefase. Contractmanagers zitten veel dichter op de business dan inkopers en zouden daardoor die inkooptaak ook beter kunnen uitvoeren.
Figuur 1: Inkoopfunctie en contractmanagement
Bron: Vrij naar: Prof. Dr. A.J. Van Weele, dimensies van inkoopresultaat
De professionalisering van inkoop is in de jaren 80 van de vorige eeuw gestart. Contractmanagement daarentegen is pas in de beginjaren van deze eeuw begonnen. De verwachting is dat door robotica en met name big data analyses de rol van contractmanagement veel groter wordt. Doormiddel van contractmanagement-intelligence, ookwel contractmanagement-analytics genoemd, kunnen contractmanagers gegevens omzetten naar waardevolle informatie. Enkele voorbeelden van activiteiten die binnen contractmanagement-intelligence als onderdeel van prestatiemanagement worden genoemd zijn:
– definitie van prestatie-indicatoren;
– vastlegging van normwaarden (en mogelijk toegestane afwijkingen);
– verzameling van gegevens die als input dienen voor prestatiemeting;
– berekening via algoritmen van gerealiseerde prestaties.
Informatie die de organisatie vervolgens vertaalt in concrete acties om de eigen prestaties en die van de leveranciers te verbeteren. Bij Bizob hebben we het dan over de informatiecirkel tussen Beleid en Inkoop, zie figuur 2.
Figuur 2: Informatiecirkel Beleid en Inkoop
Bron: Bizob, juli 2018
Hierbij is de inkoopstrategie in lijn met het organisatiebeleid van de gemeente. Beleidskeuzes hebben in voorkomende gevallen grote gevolgen voor inkoop en/of het contractmanagement. Neem bijvoorbeeld de beleidskeuze van volledige keuzevrijheid voor de cliënt. Dit leidt doorgaans tot de contractering van honderden aanbieders (zoals bij een open house of bestuurlijk aanbesteden model) en daarmee grotere administratieve lasten en capaciteitsvraagstukken voor inkoop en met name contractmanagement en de gemeentelijke organisatie. De verkregen informatie en andere data uit het contractmanagement geven we graag terug aan de gemeente om zo verantwoord te kunnen sturen binnen (nieuw) beleid.
Door de beschreven nieuwe technologieën wijzigt ook de rol van de traditionele contractmanager. Die wordt procesmanager, informatiemanager en relatiemanager tegelijk.
Bronvermelding:
– DEAL!, december 2018, de toekomst van contractmanagement
– Bizob, september 2018, visie op inkoop en contractmanagement in het sociaal domein