Elf gemeenten maakten van de kleine, maar bewerkelijke opdracht tot het monitoren van het bereik en effect van voor- en vroegschoolse educatie in hun gemeente één gezamenlijke uitvraag. Het leidde tot een inkoop met alleen maar winnaars. Want de gemeenten zijn ontzorgd, de uitvoerende partij haalde een mooie opdracht binnen en bijna 300 kinderen profiteren de komende jaren van een nog effectiever beleid op VVE.
Tessa Waale, beleidsmedewerker Maatschappelijke ontwikkeling bij Reusel-De Mierden was lid van het inkoopteam dat door concerninkoper Frank van Duren werd begeleid. Tessa: “Als gemeenten moeten wij jaarlijks verantwoording afleggen aan het Rijk over de middelen die wij ontvangen om kinderen met een taal- of ontwikkelingsachterstand extra begeleiding te geven. Zelf zijn wij uiteraard ook benieuwd naar het bereik en het effect van VVE. Een monitor is een manier om dit te inventariseren. Dit onderzoek uitbesteden, scheelt iedere gemeente tijd en geld. Bovendien konden we zo een aantrekkelijkere opdracht in de markt zetten.” Frank: “Nog een voordeel van samenwerken, is dat je tot een beter product komt.”
“Het is heel fijn wanneer iemand je aan de hand neemt en door het inkoopproces leidt. Zonder Bizob hadden we deze aanbesteding nooit binnen het geplande tijdsbestek kunnen doorlopen.”
Tessa Waale, beleidsmedewerker Maatschappelijke ontwikkeling gemeente Reusel-De Mierden (links op de foto)
Gunnen op kwaliteit
Wettelijke voorschriften bepaalden een deel van de uitvraag, daarnaast was er ruimte voor eigen invulling. Bij het vaststellen van de gunningscriteria werd bewust gekozen voor een prijs-kwaliteitverhouding van 30-70. Tessa: “We hebben de kwaliteit getoetst op drie punten. Allereerst wilden we behalve uitkomsten per gemeente, ook praktische verbeteradviezen. Verder moest uit het plan van aanpak blijken dat de uitvoerende partij de opdracht adequaat kon uitvoeren. Tot slot beoordeelden we de aanpak op lage respons. In het verleden hebben we namelijk ervaren dat deze niet altijd even hoog is.” Frank: “Het is altijd goed om van een probleem een gunningscriterium te maken. Inschrijvende partijen komen soms met hele creatieve oplossingen.”
Kan de markt het beter? Besteed het uit
Het verzorgen van de VVE-monitor is een nichemarkt, die specialistische kennis vereist. Dé reden volgens Frank om een dienst in te kopen. “De markt kan dit beter dan gemeenten zelf. Door de monitor in te kopen, komen gemeenten in de rol die zij willen hebben, namelijk die van controleren en doen.“ Tessa beaamt dit: “Met het eindresultaat begint voor ons als gemeente het werk pas. Op basis van de uitslag kunnen wij ons VVE-beleid bijstellen.”
Anonieme beoordeling
Om de inschrijvingen volledig objectief te beoordelen, werden deze geanonimiseerd bekeken. Frank: “Het gelijkheidsprincipe is heel belangrijk bij aanbestedingen, daarom wil je iedere voorkennis of vooringenomenheid wegnemen. Als de inkoopadviseur van het team, heb ik geen stemrecht. Daarom verwijderde ik alle organisatiegegevens. Ook hield ik de prijs achter, zodat het inkoopteam puur op basis van kwaliteit kon stemmen. Daarna volgde de vergelijking op prijs, deze paste binnen de vooraf bepaalde bandbreedte.” Tessa: “Uiteindelijk viel de keuze op onderwijsadviesbureau Sardes. Nu hebben we één partij die de komende drie jaar op basis van dezelfde indicatoren resultaten meet. Deze worden hierdoor beter te vergelijken, wat sturen op het VVE-beleid makkelijker maakt. Dat is goed voor ons én voor de kinderen die baat hebben bij een extra steuntje in de rug.”