Met de aanbesteding van een nieuwe oplossing voor Beheer Openbare Ruimte (BOR) kiest de gemeente Asten bewust voor integraliteit en betere datasturing. Het aanbestedingstraject kenmerkte zich door een grondige voor- bereiding, intensieve samenwerking en een scherp oog voor de markt. Het resultaat is een toekomstbestendige oplossing die aansluit op landelijke standaarden.
Fundament van beheer
De BOR-applicatie ondersteunt het volledige beheer van de openbare ruimte. Alle objecten – van wegen en riolering tot bomen en verlichting – worden erin geregistreerd. Louis Loomans, verantwoordelijk voor GEO/Vastgoedinformatie bij de gemeente Asten: “Het systeem geeft inzicht in wat we hebben, wat de staat is en wanneer onderhoud nodig is. Daarmee kun je sturen op planning en begroting en krijg je inzicht in toekomstige werkzaamheden en investeringen. Zo voorkom je verrassingen.”
Noodzaak tot vernieuwing
De bestaande applicatie draaide al jaren lokaal op het gemeentelijke netwerk. Toen de leverancier overstapte naar een cloudomgeving stond de gemeente voor een kostbare migratie. Louis: “We stonden voor de keuze om mee te gaan naar een nieuwe omgeving tegen hogere kosten maar met dezelfde functionaliteiten, of om breder te kijken. Intern vroeg men zich af of er inmiddels betere alternatieven in de markt waren.”
“ De samenwerking met Bizob gaf ons rust. Het inkoopproces verliep rechtmatig en de commu- nicatie met leveranciers werd professioneel afgehandeld. Zo konden wij ons focussen op de inhoud en het samen realiseren van onze doelstelling.”
Louis Loomans
Marktconsultatie als basis
Voorafgaand aan de aanbesteding werd daarom een schriftelijke marktconsultatie uitgevoerd. Zes partijen leverden input over implementatie, functionaliteit en technische mogelijkheden. Marc Braks, concerninkoper bedrijfsvoering en ICT bij Bizob: “Met de consultatie toets je of je vraag realistisch is, welke kosten je kunt verwachten en of de markt kan leveren wat je nodig hebt. Zo kregen we bevestiging dat werken volgens het nieuwe landelijke informatiemodel IMBOR 2025 voor de meeste leveranciers haalbaar was. Dit is de landelijke standaard voor het uniform vastleggen van gegevens over objecten in de buitenruimte.” Daarnaast wekte de marktconsultatie al voor publicatie van de aanbesteding interesse bij de marktpartijen, wat het aantal inschrijvingen (vier) ten goede kwam.
Goed geolied team
Het aanbestedingstraject werd gekenmerkt door intensieve samenwerking. Marc: “We hebben echt als team geopereerd. Wekelijks overleg, inhoudelijke sessies en duidelijke keuzes. Opvallend was de betrokkenheid en kennis van de mensen: iedereen wist waar hij het over had en dacht actief mee.” Ook Louis benadrukt dit: “We hebben bewust geïnvesteerd in de voorbereiding. Door met alle disciplines te bepalen wat echt belangrijk is, krijg je een programma van eisen dat klopt én haalbaar is.”
De beste match
De aanbesteding bestond uit een zorgvuldig opgebouwd programma van algemene, functionele en technische eisen. Leveranciers werden beoordeeld op prijs, kwaliteit en aanpak, inclusief demonstraties van praktijksituaties. Marc: “Die demonstraties waren cruciaal. Je ziet dan echt hoe een systeem werkt in jouw dagelijkse praktijk. De gekozen leverancier liet in een live-omgeving overtuigend zien dat zij onze processen goed ondersteunen.”
Toekomstbestendig resultaat
De aanbesteding heeft geleid tot een moderne SaaS-oplossing die volledig voldoet aan IMBOR 2025. “De kracht zit in de integraliteit”, aldus Louis. “Alle disciplines werken in één systeem, waardoor verbanden zichtbaar worden en besluit vorming verbetert.” De implementatie loopt momenteel; de verwachte livegang is voorjaar 2026.
Op de foto:
Louis Loomans, verantwoordelijk voor GEO/Vastgoedinformatie gemeente Asten (links)
Marc Braks, concerninkoper Bizob (rechts)
Dit artikel is één van de verhalen uit de Terugblik op 2025
