GGD Brabant-Zuidoost stond voor een complexe uitdaging: het efficiënt beheren van ambulancekleding voor 220 medewerkers. De organisatie wilde zich niet langer bezighouden met de logistiek rondom de tijdige levering en bewassing. “Kleding is niet onze core business”, zegt Dennis van Nunen, manager Bedrijfsbureau Ambulancezorg bij GGD Brabant-Zuidoost. “Onze kracht ligt in de zorgverlening.” Toen er opnieuw aanbesteed moest worden, was het dan ook snel duidelijk dat het anders moest. Ontzorgen was daarbij het sleutelwoord.
Vernieuwende aanpak
In een opvallende zet werd samen met Bizob besloten de traditionele aanbestedingsmethodiek los te laten. In plaats van eenzijdige eisen te stellen, ging het inkoopteam in gesprek met potentiële leveranciers. “We hebben het eigenlijk omgedraaid. We hebben verteld wat de doelstellingen zijn van de GGD, wat we willen bereiken op het gebied van ontzorgen en duurzaamheid. En vervolgens gevraagd hoe ga jij met jouw dienstverlening, jouw producten aansluiten op die doelen?”, vertelt Job van de Ven, concerninkoper bij Bizob. “We zijn letterlijk naar de leveranciers toegegaan met de vraag: stel nou dat je in onze schoenen zou staan? Hoe zouden jullie het dan doen?”, vult Dennis aan. “Ze kwamen met ideeën waar we zelf nooit aan zouden hebben gedacht.”
Technologie als gamechanger
Het resultaat is een geavanceerd kledinguitgiftesysteem, waarbij de kleding wordt voorzien van een chip, voor registratie en tracking van ieder kledingstuk. “Kleding wordt op persoon op maat besteld en gekoppeld aan het dienstenrooster. Zo kan het systeem automatisch zien wie wanneer welke kleding nodig heeft en wanneer iets gewassen moet worden”, aldus Dennis. “Zo kunnen ook trends worden vastgesteld. Medewerkers hebben toch vaak een voorkeur, voor een trui of polo bijvoorbeeld. Hun gedrag gaat voorspellen welke kleding we nodig hebben. Zodat we de kledingvoorraad een heel stuk kunnen reduceren.”
“Wij weten als GGD wat we willen op medisch vlak. De kracht van Bizob is om door te vragen. Wat
willen jullie precies? Is dat echt wat jullie nodig hebben? Dat heeft ervoor gezorgd dat we zijn uitgekomen bij complete ontzorging.”
Dennis van Nunen
Draagvlak creëren
Een belangrijk aspect van het proces was het meenemen van de medewerkers. “Heel simpel: Job en ik gaan de kleding niet dragen,” zegt Dennis. “Uiteindelijk zijn het de ambulancemedewerkers die met dit systeem moeten werken.” Job vult aan: “Daarom hebben we ze ook betrokken bij het uitbestedingsproces en gevraagd waar zij op uit zouden komen. Je kunt wel willen automatiseren, maar als er geen draagvlak is, gaat dat nooit werken.”
Een kwestie van durven
Er is nu een pilot gestart met een groep van 20 medewerkers. Dennis: “We zijn met een kleine groep gestart om te kijken hoe het loopt en om de hiaten eruit te halen. De eerste resultaten zijn veelbelovend en de medewerkers zijn enthousiast. Ook buiten de organisatie is de belangstelling groot. Ik zit in de Kennisgroep Operationeel Managers. Die willen allemaal weten hoe het werkt. Omdat we toch de eerste zijn die het op deze manier aanpakken.” Job: “Uiteindelijk was het ook gewoon een kwestie van durven. Durven het nieuwe te omarmen en te zeggen we gaan ervoor!”
Op de foto:
Dennis van Nunen, manager Bedrijfsbureau Ambulancezorg GGD Brabant-Zuidoost (rechts)
Job van de Ven, concerninkoper Bizob (links)
Dit artikel is één van de verhalen uit de Terugblik op 2024
