De gemeente Eindhoven en twintig regiogemeenten onder de vlag van Bizob hebben hun krachten gebundeld bij de aanbesteding van een nieuw Energie Management Systeem (EMS). Met dit systeem kunnen gemeenten het energieverbruik van gebouwen monitoren en optimaliseren. De samenwerking leverde een win-win situatie op: Eindhoven bespaarde flink op aanbestedingskosten, terwijl de Bizob-gemeenten profiteerden van Eindhovens expertise in energiemanagement.
Wederzijds voordeel door kennisdeling
De samenwerking ontstond toen beide partijen een vergelijkbare aanbesteding wilden opstarten. “Wij hadden al een inkoopstrategie ontwikkeld toen we hoorden dat Eindhoven ook een EMS wilde aanbesteden”, vertelt Tim Boemaars, concerninkoper bij Bizob. “Toen was een en een snel twee. Eindhoven kon meeliften op onze inkoopcapaciteit, en de Bizob-gemeenten profiteerden van Eindhovens expertise op inhoudelijk vlak. Waar energiebeheer bij de regiogemeenten namelijk vaak versplinterd is over meerdere functionarissen, beschikt Eindhoven over twee fulltime specialisten die alles weten over energiemanagement en het analyseren van data.”
Hogere kwaliteitseisen
Een dergelijke softwareaanbesteding moet voldoen aan strikte ICT-eisen. “Denk aan toegankelijkheid, privacy en dataopslag”, licht Marc Gijsman, Energiemanager bij de gemeente Eindhoven toe. “Gemeete Eindhoven beschikt over ICT-specialisten die dit deel voor hun rekening hebben genomen. Daardoor konden we de aanbesteding naar een hoger niveau tillen. Daar profiteren alle regiogemeenten ook van.”
“Door de samenwerking met Bizob hebben we het inkooptraject maar één keer hoeven te doorlopen. Anders hadden we zelf een inkoopadviseur nodig gehad voor precies hetzelfde werk. Dat zou dubbelop zijn geweest en zonde van de tijd en capaciteit.”
Marc Gijsman
Maatwerk binnen één aanbesteding
Hoewel de behoeften van beide partijen niet helemaal gelijk waren, is het gelukt om één aanbestedingstraject uit te zetten, opgedeeld in twee percelen. “De focus lag daarbij op gedegen monitoring en het vergaren van accurate data,” vertelt Marc, “Dit is cruciaal voor effectief energiemanagement, betrouwbare analyses en kostenbesparingen. Het is onmogelijk om incorrecte data handmatig te corrigeren met duizenden meters in het systeem.” De Bizob-gemeenten zochten daarnaast een systeem dat ook de facturen van leveranciers kon valideren. “Waar Eindhoven de capaciteit heeft om dit zelf te doen, deed de Omgevingsdienst Zuidoost Brabant dit voorheen voor ons, maar dat was zeer arbeidsintensief. Daarom zochten we een partij die met behulp van het EMS-systeem die facturen geautomatiseerd en op vele variabelen kan toetsen. Na validatie worden alleen de juiste facturen doorgezet voor betaling”, legt Tim uit.
Masterclass energiebeheer
Uiteindelijk heeft één partij beide percelen gewonnen, waardoor alle gemeenten gaan werken met hetzelfde EMS. Marc: “We hebben in april een masterclass georganiseerd waarin we de omliggende gemeenten hebben laten zien hoe je op een eenvoudige manier grip kunt krijgen op je verbruik en ook met eigen data aanzienlijke besparingen kunt behalen.”
Versterking regionale samenwerking
Deze aanpak past binnen de bredere visie van Eindhoven op samenwerking. Marc: “Zoals burgemeester Jeroen Dijsselbloem zegt ‘We zijn groot als Eindhoven, maar kunnen niet zonder de regiogemeenten. We delen daarom graag onze kennis, zodat zij daar ook baat bij hebben.’ Dit project is daar een mooi voorbeeld van”. Het positieve resultaat smaakt dan ook naar meer. Tim: “Je merkt dat de regio Zuidoost-Brabant niet zo heel groot is. Er zitten gelijkgestemden mensen aan tafel die elkaar makkelijk weten te vinden en van elkaar willen leren.” Beiden partijen sluiten dan ook niet uit in de toekomst vaker samen te werken bij vergelijkbare aanbestedingstrajecten.
Op de foto:
Marc Gijsman, Energiemanager gemeente Eindhoven (rechts)
Tim Boemaars, concerninkoper Bizob (links)
