Effectief en efficiënt inkopen is voor elke organisatie van belang. Publieke instellingen hebben zich daarbij ook te houden aan specifieke wet- en regelgeving. Voor overheidsinkoop gelden speciale regels om er voor te zorgen dat algemene beginselen van objectiviteit, transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit worden geëerbiedigd.
Expertisecentrum
Bent u aangesloten bij Bizob? Dan kunt u bij vragen altijd terecht bij ons expertisecentrum. Onze commodity managers en juristen, houden van uitdagingen en hun kennis van de markt en van de wet is altijd up-to-date.
Inkoopbeleid
Iedere publieke organisatie bepaalt haar eigen inkoopbeleid, dat wil zeggen: Hoe zien zij zichzelf als inkooporganisatie? In het inkoopbeleid staan de uitgangspunten, richtlijnen en procedures voor het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingstrajecten en de maatschappelijke doelstellingen. Het beleid gaat ook in op actuele maatschappelijke thema’s zoals duurzaamheid, social return en het verbeteren van de toegang voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB).
Als basis voor het inkoopbeleid van de bij Bizob aangesloten partijen wordt het Model inkoopbeleid van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gebruikt. Wilt u graag weten hoe het precies zit in een bepaalde gemeente? Bekijk dan het inkoopprofiel van de betreffende gemeente.
Het inkoopproces stap voor stap
Voorfase
Als eerste wordt de inkoopstrategie bepaald. De inkoopstrategie geeft antwoord op de volgende vragen:
- Wat wordt er ingekocht?
- Hoe ziet de markt eruit?
- Welke contractvorm wordt gekozen (opdracht, overeenkomst, raamovereenkomst)?
- Welke inkoopvoorwaarden zijn van toepassing?
- Welke aanbestedingsprocedure wordt er toegepast?
- Welk gunningscriterium wordt gehanteerd: Hoe gaan we de beste offerte selecteren?
- Welke selectiecriteria (waar moeten inschrijvers aan voldoen) gelden?
- Met welke MVI criteria (zoals duurzaamheid en social return) moet er rekening worden gehouden?
Markt betrekken
Soms is het heel duidelijk wat er moet worden ingekocht, maar niet altijd. Dan moet er extra advies worden ingewonnen over het product of dienst door middel van oriëntatie op de markt. Dit kan bijvoorbeeld door een marktonderzoek (desk- of fieldresearch), het inschakelen van een adviseur, een marktconsultatie of een technische dialoog.
Stap 1: Specificeren
Als het duidelijk is wat er precies moet worden ingekocht, wordt er een specificatie van de opdracht gemaakt. Specificeren is het nader beschrijven en vastleggen van de inkoopbehoefte in een vraagspecificatie voor de markt. Het opstellen van specificaties luistert nauw. Op basis van de eisen en wensen die in de vraagspecificatie staan, kunnen ondernemers beoordelen of en hoe zij aan de inkoopbehoefte kunnen voldoen. Specificeren kan technisch (de technische eisen aan het product, de dienst of het werk) of functioneel (welk gebruiksdoel of prestatie levert het product, de dienst of het werk).
Stap 2: De aanbesteding (selecteren)
De aanbesteding wordt aangekondigd. Op basis van de gekozen aanbestedingsprocedure worden partijen uitgenodigd of wordt de opdracht geplaatst op een online aanbestedingsplatform. Bizob publiceert de meeste aanbestedingen via het online platform Negometrix. Deze worden doorgeplaatst naar aanbestedingsplatform TenderNed. De opdracht wordt gegund aan de ondernemer met de best scorende inschrijving.
Stap 3, 4 en 5: Contracteren, bestellen en bewaken
Na het doorlopen van de aanbesteding en het sluiten van de overeenkomst met de winnende partij volgt de uitvoeringsfase van de opdracht: het bewaken dat de overeenkomst ook daadwerkelijk volgens afspraak wordt uitgevoerd. In deze fase is een belangrijke rol weggelegd voor contractbeheer en –management.
Stap 6: Nazorg
Na afronding (en ook deels tijdens) de uitgevoerde opdracht wordt geëvalueerd en een verbetercyclus voor toekomstige opdrachten in gang gezet.
Uitgebreide informatie over het inkoopproces vindt u op de website van PIANOo